<<
>>

4.2 Создания единого информационного пространства в холдинге на основе комплексной информационной системы «Галактика»

В современных условиях возникло целое поколение строительных холдингов с открытой, распределенной и переменной сетевой структурой. Внутри холдинг-компании сосредоточиваются важнейшие стратегические ресурсы и накапливаются знания.

Менее значимые процессы и компоненты выводятся наружу и доверяются дочерним организациям, поставщикам, подрядчикам и прочим внешним партнерам. Подобная стратегия организации управления строительным холдингом позволяет собрать воедино и более эффективно использовать ограниченные ресурсы, выделить больше средств на развитие, подготовку и переподготовку персонала, закупку современных строительных машин и механизмов, оборудования, наем специалистов высшей квалификации.

Развитие электронной коммерции и электронного бизнеса заставляет строить отношения как с поставщиками товарно-материальных ценностей, так и их потребителями по- новому. Применение новых информационных технологий позволяет ускорить весь процесс анализа потребностей, планирования закупок, отслеживания действий поставщиков и оценки конечных результатов.

В целях повышения эффективности системы управления в нашей книге на примере строительного холдинга «Югорскремстройгаз» разработана и представлена единая интегрированная информационная технология автоматизации процессов регистрации, передачи и обработки информации.

Предметом научной разработки стали особенности функционирования структурных подразделений (дочерних организаций) строительного холдинга «Югорскремстройгаз» при ведении управленческого и бухгалтерского учета.

В ходе выполнения работ по созданию проекта единого информационного пространства в холдинге на основе корпоративной информационной системы «Галактика» нами проделано следующее: -

произведен опрос руководителей структурных подразделений (дочерних организаций), а также анализ выполняемых функций и взаимодействие специалистов с целью выявления наиболее значимых управленческих проблем; -

проведен анализ существующего документооборота основных структурных подразделений (дочерних организаций) «Югорскремстройгаза»; -

выполнено исследование применяемых в холдинге информационных технологий и процедур обработки данных.

Основными направлениями совершенствования и автоматизации системы управления в строительном холдинге стали: -

приоритетные направления и задачи совершенствования системы управления строительным холдингом; -

существующие технологические схемы и проблемы информационного обеспечения процессов планирования и подготовки ремонтных и строительно-монтажных работ, управления затратами, себестоимостью, дебиторской и кредиторской задолженностью, материальными и финансовыми ресурсами; -

рекомендации по автоматизации документооборота между структурными подразделениями (дочерними организациями) строительного холдинга; -

функциональные требования к построению автоматизированной системы управления хозяйственно-экономической деятельностью холдинга; -

рекомендуемые схемы реализации бизнес-процессов при использовании корпоративной информационной системы «Галактика»; -

состав необходимых каждому структурному подразделению холдинга рабочих мест в условиях применения новой информационной технологии; -

рекомендуемая программа действий по план-графику внедрения автоматизированной системы.

Создание единого информационного пространства на основе корпоративной информационной системы «Галактика» и системы электронного документооборота позволит решить проблему сбора учетных данных и переключить усилия специалистов строительного холдинга с рутинной деятельности на собственно управленческую: планирование, анализ, оценку эффективности отдельных бизнес процессов.

Реализация новой информационной технологии управления холдингом позволит обеспечить высшее руководство и специалистов достоверной оперативной информацией о состоянии и движении материальных и финансовых средств, что в конечном итоге позволит качественно совершенствовать систему управления в строительном холдинге.

В результате внедрения предложенных нами новых программно-технических средств работники строительного холдинга получат три новых источника знаний для исследования и анализа производственно-хозяйственной и экономической деятельности компании: 1.

Каталоги и содержимое всех хозяйственных первичных документов, фиксируемых в оперативном контуре корпоративной информационной системы «Галактика»; 2.

Сведения о движении материальных и финансовых средств, с привязкой к основаниям, обусловившим эти операции; 3.

Статистическую информацию о движении документов по различным службам строительного холдинга с момента их возникновения до момента их помещения в архив отработанных документов.

Ввиду того, что структура подразделений (дочерних организаций) строительного холдинга «Югорскремстройгаз» имеет сильное территориальное разветвление, и поэтому одновременного внедрения всех компонентов информационной системы добиться очень сложно, то внедрение целесообразно поводить поэтапно.

Эти этапы можно представить с учетом территориальной группировки объектов следующим образом: 1

этап - Администрация холдинг-компании «Югорскремстройгаз», Управление механизации строительства, Ремонтно-строительное управление-2, Ремонтностроительное управление-3, Завод строительных материалов, База управления материально-технического обеспечения и комплектации - г. Югорск с сервером базы данных в Администрации холдинг-компании. 2

этап - Ремонтно-строительное управление-8, Ремонтно-строительное управление-7, Ремонтно-строительное управление-10, Ремонтно-строительное управление-1 г. Белоярский с сервером базы данных в Ремонтно-строительном управлении -8. 3

эпап - включает в себя последовательное внедрение системы в подразделениях: Ремонтно-строительное управление-4 (Игрим), Ремонтно-строительное управление-6 (Андра), Ремонтно-строительное управление-9, Ремонтно-строительное управление-5 (Надым), Ремонтно-строительное управление-11 (Пуровский), Ремонтно-строительное управление-12 (Краснотурьинск), ВХ Ремонтно-строительное управление (Вонъеган), ПХ Ремонтно-строительное управление (Перегребное), Ремонтно-строительное управление- 13 (Пр. Хетта), ПлХ Ремонтно-строительное управление (Пелым).

Рекомендуемый нами механизм проведения пуско-наладочных работ по созданию единого информационного пространства в холдинге на основе корпоративной информационной системы «Галактика» следующий.

Внедрение по первой очереди будет проводиться поэтапно, сначала необходимо внедрение оперативного и бухгалтерского контуров, модулей «заработная плата» и «управление персоналом». На втором этапе - модулей по управлению капитальным строительством, ремонтами, автотранспортом, спецодеждой, производством. На третьем этапе планируется внедрение модулей «управление бюджетом», «платежный календарь», «финансовый анализ» и разработка информационной системы руководителя.

Основными задачами подготовительного этапа по внедрению информационной технологии являются: -

формирование и выверка нормативно-справочной информации, разработка методики ее ведения, разработка необходимых кодификаторов, заполнение справочников системы, перенос информации из существующих баз данных; -

проведение комплексной инвентаризации на складах, ввод сальдовых и складских остатков; -

настройка плана бухгалтерских счетов и схемы аналитического учета, настройка типовых хозяйственных операций; -

настройка и модификация отчетных форм; -

разработка технологических инструкций для персонала; -

разработка методики и регламента сопровождения комплекса, разработка инструкции администратора Базы данных, подготовка администратора комплекса. Определение прав доступа (полномочий) пользователей.

Прежде чем осуществлять комплексное внедрение разработанной информационной технологии в производственно-хозяйственную деятельность строительного холдинга, необходимо организовать работу по проведению испытаний информационной системы.

Для обеспечения высокого качества корпоративной информационной системы, до начала разработки, в процессе формирования технического задания на разработку формируются основы методики тестирования и проверяемые характеристики системы при испытаниях. Для повышения достоверности требований и улучшения характеристик после испытаний целесообразно на некоторое время передать разработку на опытную эксплуатацию в типовых условиях. Это позволяет оценить эксплуатационные характеристики системы и устранить ошибки.

Методическая достоверность испытаний единого информационного пространства на основе корпоративной информационной системы определяется следующими факторами: полнотой программы испытаний, корректностью методик тестирования, степенью охвата возможных условий функционирования и областей изменения исходных данных информационных систем; достоверностью и точностью эталонных значений, с которыми сравнивают результаты тестирования испытываемой системы или которые служат опорными при расчете параметров, зафиксированных в техническом задании; адекватностью и точностью моделей, используемых для имитации внешней среды и их реакции на управляющие воздействия; точностью и корректностью регистрации и обработки результатов тестирования, а также сравнения полученных данных с требованиями задания.

Опытная эксплуатация единого информационного пространства в строительном холдинге включает следующие шаги.

На первом этапе опытной эксплуатации нами рекомендуется эксплуатация системы на реальных данных параллельно с ранее использовавшейся технологией обработки информации. После проверки и сопоставления результатов может быть принято решение о полном переходе на систему «Галактика».

Опытная эксплуатация переходит в промышленную, путем постепенного вовлечения в работу все большего числа отделов и служб, до полного отказа от ранее использовавшихся систем учета.

Рекомендуемая схема последовательности действий при внедрении корпоративной информационной системы «Галактика» представлена на рисунке 4.2

Подготовка пользователей к эксплуатации программного комплекса «Галактика» производится на основе программы и календарного плана подготовки персонала, который составляется на организационно-техническом этапе внедрения системы. Программы обучения разрабатываются в соответствии с методическими материалами и содержанием учебных курсов.

Предлагаемая нами программная подготовка сотрудников включает: коллективные лекционные занятия, проводимые в учебном центре; коллективные практические занятия с решением тестовых задач, проводимые также в учебном центре; индивидуальные занятия на рабочих местах, проводимые в форме вопросов-ответов; консультации на этапе опытной эксплуатации программного комплекса «Галактика».

Пользователи системы разбиваются на группы в соответствии со специализацией, обусловленной выполняемыми функциями.

Кроме этого необходимо предусмотреть следующие образовательные курсы:

«Оперативное управление» - решение в системе «Галактика» всех задач, непосредственно связанных с работой с первичными документами и отслеживанием текущих договоров с поставщиками и покупателями. Курс предназначен для персонала материальнотехнической службы и сотрудников Автоматизированных систем управления, сопровождающих «контур оперативного учета».

«Бухгалтерский контур» - курс для сотрудников бухгалтерии холдинг-компании и ее структурных подразделений (дочерних организаций) и сотрудников Автоматизированных систем управления, сопровождающих бухгалтерские задачи по ведению бухгалтерского учета с помощью системы «Галактика».

«Управление персоналом» - использование модуля «Кадры» системы «Галактика», ориентирован на сотрудников отдела кадров строительного холдинга и сотрудников Автоматизированных систем управления, сопровождающих модуль управление персоналом.

«Основные средства и нематериальные активы» - использование модулей «Основные средства и нематериальные активы» сотрудниками бухгалтерии строительного холдинга и его структурных подразделений (дочерних организаций), осуществляющими операции по учету основных средств и нематериальных активов.

Кроме того, на наш взгляд, целесообразно организовать ряд специальных занятий по конкретным модулям программного комплекса «Галактика»: «Консолидированный баланс и бухгалтерская отчетность, «Векселя и кредиты», «Налоговый учет».

Рис. 4.2 - Схема последовательности действий при внедрении корпоративной информационной системы «Галактика»

Рис. 4.2 - Схема последовательности действий при внедрении корпоративной информационной системы «Галактика»

На отдел автоматизации управления предприятием возлагается решение двух основных задач: техническая поддержка информационно-вычислительной инфраструктуры предприятия и поддержка процессов автоматизации учета и управления основной деятельностью предприятия.

Для выполнения задачи по организации и проведению процесса комплексной автоматизации управления предприятием на основе применения системы «Галактика» отдел должен иметь в своем составе квалифицированных специалистов, которые обязаны осуществлять следующие важнейшие функции: -

техническую поддержку процесса эксплуатации системы «Галактика», включающую разграничение полномочий пользователей при работе с системой, поддержку процедур межофисного обмена с территориально удаленными объектами управления, обновление версий системы, проведение конвертации данных при переходе к новым версиям, обеспечение целостности и сохранности базы данных предприятия; -

разработку выходных форм для получения нестандартных отчетов из базы данных; -

обучение пользователей; помощь пользователям при возникновении нештатных ситуаций; -

анализ бизнес-процессов, не имеющих автоматизированной поддержки в текущей версии системы; формирование технических предложений и технических заданий разработчику комплекса на внесение дополнений и изменений, соответствующих возникающим насущным потребностям пользователей; проектирование и разработка нестандартных программных модулей, интегрированных с системой «Галактика» и предназначенных для автоматизации узкоспециализированных рабочих мест, отсутствующих в текущей версии системы; -

методологическая помощь специалистам по автоматизации на удаленных производственных объектах предприятия.

Для обоснования структуры отдела автоматизации управления строительным холдингом использованы следующие положения.

Основными задачами отдела автоматизации управления холдингом считать: 1.

Сопровождение системы «Галактика»; 2.

Поддержка существующего программного обеспечения (до момента его замены «Галактикой»); 3.

Администрирование информационной системы предприятия (почты, FTP, WEB); 4.

Разработка дополнительных отчетов, необходимым службам; 5.

Закупка и обслуживание вычислительных средств (компьютеров, серверов, активного и пассивного оборудования локальных вычислительных сетей).

Для сопровождения и администрирования информационных систем, по опыту развертывания подобных систем в других холдингах подобного масштаба, нами применяется соотношение - один сотрудник на 10-20 компьютеров. Это соотношение существенно зависит от опыта и знаний сотрудников.

Для поддержки вычислительной техники в исправном состоянии (особенно для обслуживания средств связи с удаленными объектами) необходимо наличие технического подразделения. При достаточно развитой системе автоматизации предлагается использовать соотношение: 1 сотрудник автоматизированной системы управления на 100200 сотрудников предприятия.

Поддержку функционирования системы «Галактика» мы рекомендуем осуществлять специалистами определенного профиля. Специализацию желательно развивать по следующим направлениям: администрирование базы данных «системы» Галактика; сопровождение задач бухгалтерского, финансового и производственного учета. Описание штата специалистов отдела автоматизированной системы управления и их функциональных обязанностей по сопровождению системы «Галактика».

Следует отметить, что в процессе внедрения корпоративной информационной системы «Галактика» и по мере развития локальных вычислительных сетей и общей информационной системы строительного холдинга задачи и организационно-штатная структура отдела автоматизации управления холдингом уточнялись.

Также был разработан комплекс мероприятий по приведению аппаратного комплекса строительного холдинга в соответствие с требованиями функционирования интегрированной системы автоматизированного управления. Эти предложения изложены в «Проекте развития аппаратного комплекса информационной системы автоматизации управления строительного холдинга «Югорскремстройгаз».

<< | >>
Источник: А.Н. Асаул, В. И. Павлов, Ф. И. Бескиерь, О. А. Мышко. Менеджмент корпорации и корпоративное управление. - СПб.: Гуманистика,.. 2006

Еще по теме 4.2 Создания единого информационного пространства в холдинге на основе комплексной информационной системы «Галактика»:

  1. ТЕОРЕТИКО – ПРАВОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ ЗАЩИТЫ ЕДИНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА И ИХ ОТРАЖЕНИЕ В СИСТЕМАХ РОССИЙСКОГО ПРАВА И ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
  2. 3.6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРОСТРАНСТВО КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ
  3. Проблемы правовой защиты единого информационного пространства страны и интересов государства по его формированию и сохранению.
  4. Процессы информационного обмена. Информационные оболочки и информационные пространства
  5. Р А З Д Е Л III ИНФОРМАЦИОННО-ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ ВОЙНА В СИСТЕМЕ ПОЛИТИЧЕСКИХ ОТНОШЕНИЙ СОВРЕМЕННОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА
  6. 4.4. ТЕХНОЛОГИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ КАК ИНСТРУМЕНТ СОЦИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ
  7. 4.3. Информационные технологии в управлении производственнохозяйственной и социально-экономической деятельностью холдинга
  8. Р А З Д Е Л II СИСТЕМА СОЦИАЛЬНЫХ И ПОЛИТИЧЕСКИХ ОТНОШЕНИЙ СОВРЕМЕННОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА КАК СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ТАЙНЫХ ОПЕРАЦИЙ ИНФОРМАЦИОННО-ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ ВОЙНЫ
  9. 4.1. Управления строительным холдингом с использованием информационных технологий
  10. 3.2. СВОЙСТВА ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА
  11. 5.5. Анализ зарубежного опыта применения современных информационных технологий при создании систем поддержки принятия решений
  12. Информационное пространство
  13. 3.3. СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА
  14. Глобализация, становление ноосферы и формирование информационного общества как аспекты единого процесса
  15. 3.1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА
  16. 3.4. СУБЪЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИНФОРМАЦИОННОМ ПРОСТРАНСТВЕ