<<
>>

Отчуждение ИР в жизненном цикле электронного документа

 

В процессе документирования ИР отчуждение знаний реализуется на следующих этапах жизненного цикла (ЖЦ) электронного документа:

  • инициирование подготовки документа (поручение, резолюция) в процессе определения цели и постановки задач;
  • подготовка проекта документа;
  • редактирование проекта документа;
  • рассмотрение и согласование (визирование) проекта документа;
  • утверждения документа;
  • тиражирование (публикация) и рассылка документа;
  • архивирование документа и его утилизации.

В первом случае руководитель (обучающий) передает (отчуждает) сотруднику (обучаемому) исходные ИР о ПС, требующей разрешения через подготовку соответствующего документа.

Возможно отчуждение следующих ИР:
  • непосредственно о ПС;
  • об источниках информации о ПС;
  • первичные сведения о взаимосвязанных с ПС ИР (ДО ПС);
  • о виде и цели подготавливаемого документа;
  • о соисполнителях подготавливаемого документа;
  • об адресатах этого документа;
  • о порядке согласования и утверждения документа и др.

При подготовке проекта документа происходит отчуждение сведений от ответственного исполнителя документа (обучающего) к исполнителям документа (обучаемым) о целях разработки документа, задаче исполнителя, сроках представления и др. В то же время исполнитель документа, подготовив необходимые ИР, отчуждает их ответственному исполнителю для дальнейшего использования. Кроме того, ответственный исполнитель получает и использует отчужденные документированные (или недокументированные) ИР, касающиеся требований (регламентов) к структуре и оформлению проекта документа (стандарты, шаблоны, аналоги, типовые документы).

При редактировании проекта документа происходит многократное итеративное отчуждение ИР парой «редактор о ответственный исполнитель».

С одной стороны, отчуждаются лингвистические и стилистические знания, а с другой — специальные знания в одной или нескольких предметных областях.

Рассмотрение и согласование (визирование) проекта документа также может сопровождаться однонаправленным или итеративным отчуждением ИР в триаде «согласующий о руководитель о исполнитель». Здесь, кроме прочего, отчуждаются знания по многоаспектной интерпретации предложенных в проекте документа решений и формулировок. Аналогичный процесс отчуждения характерен и при утверждении документа.

При тиражировании (публикации) утвержденного (подписанного) документа происходит отчуждение содержащихся в нем ИР всем пользователям, имеющим право доступа к этому документу (или его части).

Следует отметить, что форма и объем отчуждаемых ИР связаны как с формализуемыми, так и с не формализуемыми факторами (личностные ИР, информационные политики в сетях влияния и сетях доверия организаций, параметры «открытости — закрытости» ИР, ограничения доступа и обмена ИР и др.).

Определенная специфика отчуждения ИР связана с архивированием и утилизацией документов. В настоящее время она характеризуется ежегодным отчуждением экспертных знаний по ценности документов, подлежащих архивированию. Специфичным для жизненного цикла документов является внесение в них изменений и дополнений, которые вводятся другими специальными документами. Поэтому решение об архивировании и утилизации может касаться не одного, а комплекса документов.

Из приведенного описания процессов отчуждения ИР в жизненном цикле электронного документа видно, что в нем присутствует как явное знание (знание, содержание которого четко выражено и может быть документировано), так и неявное знание (знание, базирующееся на индивидуальном тезаурусе (в широком смысле этого понятия)). Обе эти формы знания зарождаются в исходном виде как индивидуальное знание. Для его коллективного использования при совершенствовании деятельности организации эти формы должны быть преобразованы в корпоративное знание.

Широкое распространение начиная с конца 1970-х годов получила форма представления знаний в виде продукционных правил «ЕСЛИ..., ТО...» на основе данных типа событие и показатель. Обратный логический вывод позволяет на основе таких правил получать знания «знать как», «знать почему», «знать что». Но самое важное то, что продукционные знания являются основными ИР систем ситуационного управления (ССУ). В силу своих функциональных свойств ССУ

помимо поддержки принятия управленческих решений обеспечивает превращение индивидуальных знаний в знание корпоративное (например, в виде фреймовых моделей ПС).

Модельная теория мышления, развитая в работах В.Н. Пушкина, стала базисом для разработки метода ситуационного управления большими системами, во многом предвосхитившего методы и технологии решения задач в системах, основанных на знаниях. ССУ позволяют накапливать ИР о поведении больших корпоративных систем, структурируя знания на ключевые составляющие без нарушения целостности базы знаний. Пока ССУ находят применение только в среде, связанной с чрезвычайными ситуациями (федеральные ситуационно-аналитические центры, штабные системы управления, космические исследования, атомная энергетика, железнодорожные перевозки и т.п.), или там, где необходимо адаптивное автоматическое управление (системы управления автоматами в среде, не приспособленной для жизни человека, управление непрерывными технологическими процессами). Однако ССУ внедряются и в бизнес, и в практику органов государственного управления (рис. 5.1, 5.2). Важным преимуществом ССУ является естественная инструментальная поддержка описаний деловых процессов (ДП) в виде рефлексных контуров, которые в ССУ представляются триадой — конструктом:

  1. процессом наблюдения (протоколирование ситуаций по формальным правилам);
  2. процессом моделирования (управление базой знаний в виде правил «ЕСЛИ..., ТО...»);
  3. процессом логического вывода (регулированием).

Рис.<div class=

5.1. Фрагмент ситуационно-аналитического центра" />

Рис. 5.1. Фрагмент ситуационно-аналитического центра

и

Социопсихологические" и физические модели

Рис. 5.2. Комплекс моделей систем ситуационного управления

Рис. 5.2. Комплекс моделей систем ситуационного управления

ССУ — естественный инструмент моделирования ДП, позволяющий выполнять управленческие действия параллельно с совершенствованием модели, оценкой ее полноты и анализом рисков различных управленческих решений. Они позволяют идентифицировать ключевые ПС по формальным правилам (например, полноте и непротиворечивости описания ДП, мощности логических связей ДП с другими ДП и ПС). Представление механизма саморегулирования организаций в виде ССУ обладает рядом преимуществ:

ССУ всегда включают в себя документированные лингвистические модели, используемые как для формирования высокоуровневых управляющих воздействий на базе формализованных моделей ПС (теретико-множественных, алгебраических, логико-математических, топологических и др.), так и для непосредственного информационного обеспечения подготовки принятия решений, если соответствующие модели еще не сформированы.

ССУ, ориентированные на документирование ПС и регламентацию процесса отчуждения ИР, позволяют эволюционно изменять управленческую культуру организаций, в которых использование формализованных моделей ПС для принятия управленческих решений не применялось в повседневной практике. Этот вывод обусловлен тем, что ССУ до возникновения в организации иных условий неограниченное время могут существовать как хранилища документированных отчужденных корпоративных знаний и как системы поддержки принятия управленческих решений на основе лингвистических моделей ПС. При охвате ССУ основных ДП организации ни смена руководства, ни увольнение ключевых сотрудников не повлекут изменения административных и технологических регламентов организации. 

<< | >>
Источник: Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А.. Документационное обеспечение управления. Учебник. 2010

Еще по теме Отчуждение ИР в жизненном цикле электронного документа:

  1. Электронные документы и «электронное правительство»
  2. Подготовка документов. Отчуждение знаний
  3. Тиражирование и рассылка документов. Электронные издания
  4. Документы. Электронные документы
  5. Электронный документооборот. Электронные административные регламенты
  6. ФАЛЬСИФИКАЦИЯ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ДОКУМЕНТОВ РЕФЕРЕНДУМА (ст. 142 УК РФ).
  7. Отчуждение данных, информации и знаний
  8. Этнический жизненный мир и жизненный мир зтоцентрума
  9. 4. Проблема отчуждения
  10. § 16. Принудительное отчуждение имущества (п. 1400-1405)
- Документоведение и делопроизводство - Искусство и искусствоведение - История библиотечного дела - Литературоведение - Обществознание - Публицистика - СМИ. Книжное дело (архив) - Социальная работа -
- Топливно-энергетический комплекс - Безопасность жизнедеятельности - Бизнес. Деньги. Финансы - Биология - География - Геология - Гуманитарные дисциплины - Информатика - История. Археология. Этнография - Книги по менеджменту и маркетингу - Культурология и искусствоведение - Медицинские дисциплины - Междисциплинарные материалы - Недвижимость - Паранаука, альтернативные теории - Педагогика - Политология - Право - Психология - Религия - Социология - Транспорт - Философия - Философы - Экология и природопользование - Экономика -