<<
>>

Документационное обеспечение управления


В информационном обществе с переходом на использование электронных документов и организацию электронного документооборота документационное обеспечение управления (ДОУ) становится все более формализованным и обозримым процессом, ориентированным на использование современных ИТ и систем управления ИР.
По мнению экспертов, основная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством заключается в ориентации на современные и перспективные ИТ, а также системного подхода к формированию, накоплению и использованию ИР и ИЗ организаций. Понятие ДОУ охватывает не только организационно-распорядительные документы, с которыми преимущественно имеет дело традиционное делопроизводство, а весь комплекс документированных ИР — плановых, отчетных, проектных, конструкторских, нормативно-правовых, финансовых и др. Оно направлено на решение таких задач, как:
  • документирование принимаемых управленческих решений;
  • получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;
  • контроль исполнения документов и поручений, анализ качества и сроков исполнения;
  • организация хранения, поиска и выдачи документов для выполнения функций управления, деловых процессов и процедур.

ДОУ осуществляется в рамках следующих видов деятельности: делопроизводство, ведение документационных фондов, экспертиза документов, ведение архивов. Каждый документ (внешний или внутренний) имеет свой регламент, по которому ведется вся работа с ним и обеспечивающий документооборот организации.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение ИР, их переработку, анализ, подготовку и принятие решения. Эти составные части самым тесным образом связаны с ДОУ. Для получения эффекта прежде всего важно качество ИР, которое определяется не только их полнотой, но и оперативностью, достоверностью, актуальностью, сопоставимостью и стоимостью. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и качество управленческих решений, которые готовятся и принимаются в условиях высокой неопределенности.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
  1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда).

Рост масштабов деятельности постоянно ставит вопрос об повышении эффективности ДОУ. Основные проблемы, возникающие при этом, можно охарактеризовать как:
  1. нарушение целостности представления деловых процессов, повышение количества нештатных ситуаций;
  2. недостаточная координация деятельности структурных подразделений и подчиненных организаций, снижение качества управления и способности поддерживать внешние контакты;
  3. падение производительности труда (ощущение недостатка в ресурсах: трудовых, материально-технических, коммуникационных, информационных и т.д.).

В рамках современных концепций ДОУ важно учитывать ряд вопросов, определяющих эффективность их реализации, — технических, технологических, нормативно-правовых и организационных. Технические вопросы, определяющие формирование соответствующей инфраструктуры (компьютерные сети, программные комплексы, коммуникации и т.д.), во многом уже решены и определяются лишь финансовыми возможностями организаций. Технологические проблемы в основном также решаемы имеющимися средствами (CASE, CALS, workflow и др.). Существенные проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы и особенно в решении организационных вопросов. Необходимо наличие квалифицированных (и понимающих необходимость перемен) испол
нителей, а самое главное — руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами — документы изготавливают сами их авторы.
ЛПР стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В связи с этим необходим пересмотр сложившегося отношения к системам ДОУ как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Теперь система электронного документооборота — ключевой инструмент непосредственной деятельности руководителей.
Электронный документооборот обеспечивает решение следующих задач ДОУ:
  • автоматизированный контроль исполнения документов и поручений;
  • поддержка системы управления качеством решений;
  • управление ИР и ИЗ, отчуждением и накоплением знаний;
  • проведение внутреннего аудита неэффективных управленческих решений (протоколирование деятельности);
  • рационализация деловых процессов, автоматизация контроля административных регламентов;
  • интеграция профессиональной и информационной деятельности специалистов.

Организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор — от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Однако предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами (так называемых системах управления документами (СУД)) являлось хранение исполненных документов (аналог архивного хранения). Исходя из этой традиции сформировалась и концепция западных систем управления электронными документами. Неудивительно, что до сих пор многие из СУД переводятся у нас своеобразным словосочетанием «электронный архив».
Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его приема (подписания) в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот в процессе исполнения документа. Это адекватно современным мировым тенденциям организации управления с использованием компьютерных технологий. Однако «деловые процессы» (workflow), встроенные в западные СУД, не учитывают сложившуюся в течение
столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику.
Таким образом, ДОУ — это современные технологии «управления знаниями» — непрерывный процесс отчуждения данных, информации, знаний и документирования их для формирования необходимых ИР и ИЗ. Они рассматриваются как общесистемный стратегический ресурс и требуют соответствующего инструмента управления — системы управления ИР. ДОУ объединяют не только делопроизводство и документооборот, но и все документационные процессы связанные с подготовкой принятия решений. 
<< | >>
Источник: Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А.. Документационное обеспечение управления. Учебник. 2010

Еще по теме Документационное обеспечение управления:

  1. Документационное обеспечение органов государственного управления
  2. Правовая база документационного обеспечения управления
  3. Документационное обеспечение в управлении проектами
  4. Глава Компьютерные технологии документационного обеспечения управления
  5. 3.4.2. Документационное обеспечение системы управления персоналом. СИТУАЦИЯ «ПОСТРОЕНИЕ СХЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА»
  6. 3.4. КАДРОВОЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
  7. Глава Объекты и процессы документационного обеспечения управления
  8. Стандартизация как регламентирующая основа документационного обеспечения управления
  9. Глава Правовые и нормативные основы документационного обеспечения управления
  10. Прикладные проблемы компьютерных технологий документационного обеспечения управления
  11. Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А.. Документационное обеспечение управления. Учебник, 2010
  12. Документационное обеспечение банковско-финансовой деятельности
  13. Документационное обеспечение электронной торговли
  14. Документационное обеспечение правовых органов
  15. Документационное обеспечение трудоспособности в здравоохранении
  16. Документационные основы управления
  17. 8.3. Кадровое обеспечение муниципального управления
  18. 4.3. Комплексное обеспечение системы управления персоналом
  19. Тема 4. Обеспечение деятельности системы управления персоналом