<<
>>

§ 83. Подготовка к переговорам.

Переговоры требуют большой подготовки, даже более тщательной, чем монологическое высказывание (там прорабатывается одна линия, а здесь все, поскольку заранее неизвестно, какая пригодится).
Плохо подготовившись к переговорам, человек рискует либо не достичь соглашения, либо согласиться на менее выгодные условия. Плохо подготовленная сторона не может своевременно использовать свои преимущества, будет принимать самые важные решения в стрессовой ситуации. Наконец, недостаточная подготовка к переговорам - это показатель малого уважения к партнеру, это риск создать в нем негативное отношение к продолжению сотрудничества с организацией в целом и лично с менеджером, поскольку порождает мысль о некомпетентности партнера, вызывает разочарование в нем, сказывается на его имидже. Инициатива может полностью перейти в руки более подготовленной стороны.

С другой стороны, подготовка, конечно, не является самоцелью. Понятно, что заранее продумать все детали и мелочи невозможно. К тому же чрезмерная детализация может сковывать. Стоит реальному процессу чуть отклониться от задуманного, как заранее подготовленный план способен разрушиться и вызвать неуверенность и растерянность участников. Поэтому готовить следует основные, стратегические моменты, не перегружая их мелочами.

Для подготовки к переговорам обычно создается рабочая группа. Лучшее средство координации ее действий – совещания (сначала инструктивные, потом творческие, но могут быть и все прочие). В ходе совещания происходит информирование рабочей группы о предстоящих переговорах, постановка целей, обмен мнениями, распределение обязанностей, составление плана подготовки к переговорам, получение информации от рабочей группы, анализ проблемы и поступающей информации.

Рассмотрим пример таких совещаний. Российское внешнеторговое объединение предлагает западному бизнесмену длительную концессию на разработку газового месторождения.

Обе стороны готовятся к переговорам.

Фрагмент совещания западной стороны:

- Срок лицензии по их предложению действителен в течение 16 лет.

- Остается неясным вопрос, насколько эффективно удаляется сера из этого угля.

- На этом надо сыграть и попытаться сбить цену. Это вы возьмете на себя, Гарри.

- Мы должны совершенно точно уяснить, что нам нужно от русских и от их лицензии: технологию или опыт работы. У нас в стране еще никто не занимался подземной газификацией.

- Аналогичную разработку ведет Дженерал Ойл.

- Совершенно верно. Поэтому необходимо выяснить любыми путями, я подчеркиваю, любыми путями, является ли наш конкурент по переговорам Крюгер держателем акций Дженерал Ойл.

- У меня есть информация по этому поводу, шеф. У него нет ни одной акции.

- Вы прекрасный работник, Алан.

- Спасибо.

- У них несколько станций уже работает в течение 40 лет. Значит, у них есть опыт работы, культура производства. Нам необходимо добиться исключительного права на строительство подобных станций в стране.

- Русские могут на это не пойти.

- Думаю, не надо решать за русских. За всю технологическую документацию они просят 2,5 миллиона. Надо предложить им 3 за исключительное право.

- За право пользования лицензией в течение 16 лет с процентами они просят 200 миллионов плюс золотая оговорка на случай, видите ли, инфляции. А? Дерут не хуже Дженерал Ойл. (Х/ф «Право первой подписи»)

Конечно, без широкого контекста не все в этом фрагменте может быть понятно, однако ясно видно, чтό именно следует обсуждать во время подготовки: свои приоритеты (перенять опыт работы и новую технологию в области газификации), слабые места партнера (вопрос об удалении серы), границы стоимости контракта, спорные вопросы (золотая оговорка).

А вот фрагмент совещания советской стороны.

- Что дальше, Владимир Васильевич?

- Коля, минуты через две-три после начала переговоров идет домашняя заготовка, ваш анекдот. Виктор Николаевич, пожалуйста, ведите подробный протокол и поучаствуйте в беседе.

А то вы взяли манеру отмалчиваться.

- Уверен, они встанут на дыбы насчет золотой оговорки.

- Точно, это они могут.

- Я не миллионер. Я не могу позволить, чтобы мы страдали от их инфляции. Как только курс доллара начнет падать, сумма сделки должна автоматически увеличиваться, прошу это усвоить.

- Совершенно с вами согласен.

- Каковы сроки переговоров?

- Думаю, не больше недели. Ничего в них сложного нет. И наконец, самое главное, ребята: сегодня никаких обещаний. Ясно?

- С огнем играем.

- Да, с огнем. Мы должны выгодно продать эту лицензию. Имеем все основания.

Здесь нам предлагают познакомиться с обсуждением технической стороны подготовки: планируемые сроки переговоров (неделя), распределение ролей (кто будет вести протокол, кто должен создать непринужденную обстановку в начале встречи - рассказать анекдот), здесь также присутствует напоминание о главном спорном моменте (золотой оговорке), на котором будет настаивать советская сторона.

Итак, в чем же состоит подготовка к переговорам?

1. Продумывание замысла по тому же плану, что и при разработке любой речи. Это значит, что необходимо:

а) Точно сформулировать для себя предмет переговоров, уточнить, что именно будет обсуждаться.

б) Составить портрет партнера по переговорам: уровень компетентности, культурный уровень, основные вехи карьеры, состав семьи, убеждения и общественная позиция, интересы и увлечения, имеющие отношение к предмету переговоров (или такие, которые можно использовать в беседе), объем полномочий и т. п. Все это поможет выбрать тактику переговоров, образ действий по отношению к нему. Хорошо, если удастся узнать, чтo партнер ждет от переговоров, насколько нуждается в сотрудничестве, на какие уступки готов пойти и т. д. Целесообразно собрать необходимую информацию о фирме, с которой предстоит иметь дело. Речь идет об экономическом и финансовом положении фирмы, ее надежности, традициях, занимаемой экономической и рыночной нише, объеме операций и т. д. Для начала надо раздобыть проспекты фирмы или получить информационную справку.

в) Определение своей задачи: чего максимально можно добиться в результате работы; чем можно удовольствоваться в случае возникновения трудностей; чего ни в коем случае нельзя допустить. Для успеха переговоров важно также спросить себя: а какую цель может ставить партнер и какого результата хочет добиться он? Наличие выработанной заранее собственной позиции очень поможет достичь успеха. Как гласит афоризм А. Моруа, «самое трудное — не защищать свое мнение, а знать его». Например, в указанном примере для советской стороны задача выглядит так: «Будем просить за концессию 2,5 млн., причем наличие золотой оговорки (автоматическое повышение суммы сделки в случае инфляции доллара) обязательно. В крайнем случае, при сильном сопротивлении партнера, можно пойти на увеличение срока концессии». Чтобы задача была сформулирована как можно более точно, необходимо учесть истинные интересы сторон. «Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют как общие, так и различные интересы. Последние не обязательно противоречат друг другу. Среди них можно выделить взаимоисключающие и непересекающиеся интересы. Взаимоисключающие предполагают, что стороны претендуют на одно и то же, например, на какую-либо территорию. Непересекающиеся интересы – такие, когда реализация интересов одной стороны не затрагивает интересы другой, иными словами, стороны хотят разного»[224].

г) Продумывание действий, необходимых для создания благоприятной атмосферы, завоевания доверия собеседника, поскольку к эрудированным и грамотным специалистам относятся с большим уважением, чем к дилетантам.

2. Подготовка информации, которая может потребоваться во время переговоров. Не всегда можно заранее определить, что именно заинтересует партнера, а поэтому следует приготовить всю информацию, имеющую хотя бы какое-то отношение к делу.

Особенно важно принципиально проработать проблемы, которые обычно вызывают наибольшие затруднения и хлопоты. Так, при подготовке к переговорам с иностранными партнерами особенно актуальны вопросы доставки грузов, взаимодействие с таможней, налоговыми органами, использование льгот, скидок, возможности реализации товара через торговые сети и т.

п. Поэтому необходимо предусмотреть время для внутренних консультаций с третьими лицами и организациями и не спешить с назначением даты встречи с партнером за столом переговоров. Не подготовленные заранее вопросы ведут к затягиванию переговоров. Возникает постоянная необходимость решать их на ходу, что создает впечатление плохой предварительной работы, а следовательно, некомпетентности, ненадежности партнера и неуверенности в нем, к тому же появляется опасность увязнуть в этих согласованиях вместо того, чтобы вести переговоры с партнером по существу.

Здесь же необходимо произвести анализ ситуации и оценку предмета переговоров. Следует четко представлять себе, в чем состоит позитив (т. е. то, что покажется партнеру наиболее интересным, важным и выгодным), а в чем негатив (т. е. то, что будет особенно смущать партнера, те факты, которые ослабляют его желание договориться) предмета переговоров. Важно не забывать, что позитив (как и негатив) для одной стороны и позитив для другой стороны не обязательно совпадают. Например, фирма решила продать один из принадлежащих ей корпусов. Позитив для продавца: большая площадь, недавно произведен капитальный ремонт. Негатив – здание расположено в дальнем районе, не на главной магистрали. Для другой стороны позитив может быть совсем иным: если здание будет использоваться не так, как прежде, в нем все равно придется делать ремонт заново. Вместе с тем, если склады покупателя и его деловые партнеры расположены поблизости от здания, нахождение в этом районе может восприниматься как позитив. Важно подготовить целенаправленные обоснования, затрагивающие те мотивы, которые движут партнером. Он стремится к безопасности – нужно подробно осветить свою программу, обеспечивающую безопасность. Он стремится к признанию – собеседник должен демонстрировать свое уважение везде, где только возможно. Он стремится к удобствам – нужно показать в деталях, что ему будет обеспечено удобство.

3. Рассмотрение вариантов течения переговоров и возможных альтернатив.

Обычно присутствие партнера и необходимость быстрой реакции сковывают мышление. Вообще, когда слишком много поставлено на карту, творческие способности падают - исключение составляют очень немногие люди. Поэтому следует проанализировать, на чем партнер будет обязательно настаивать, а от чего может отказаться, и разработать несколько вариантов предложения. Особенно важно точно учесть все возможные альтернативы как свои, так и партнера. Может быть, он вступает в переговоры только для того, чтобы прицениться? Может быть, предлагаемый вариант и есть его альтернатива, а основной - совсем в другом месте? Может быть, обсуждаемый договор - практически единственный реальный шанс решения его проблемы? Чем точнее учтена ситуация на рынке, тем больше шансов добиться наилучшего результата. Есть ли смысл идти на уступки, если здание желают приобрести сразу несколько покупателей? Стоит ли выставлять дополнительные требования, если поблизости продается еще несколько зданий? Есть ли возможность по-иному использовать это здание, если переговоры сорвутся (сдать в аренду под офисы, отложить сделку, обменять на товар и т. д.)? При этом все возможные альтернативы должны быть представлены в виде определенных и четко сформулированных предложений. Здесь важно помнить, что нечеткие предложения могут исказить позицию инициатора и затруднить переговоры.

4. Определение своей тактики в случае затруднений. Если переговоры идут тяжело, в запасе должны быть приемы и установки, к которым следует прибегать. Прежде всего необходимо точно определить для себя «нижнюю границу», т. е. максимум требований партнера, которые можно согласиться удовлетворить, т. е. определить, какую цену следует запросить и ниже какой границы в случае торга нельзя опуститься. Если переговоры заходят в тупик, необходимо предложить сделать перерыв. Перерыв поможет еще раз взвесить все в спокойной обстановке, учесть новую информацию, полученную в ходе переговоров, посоветоваться, уточнить альтернативы. Перерыв можно использовать для консультаций с юристом и другими специалистами или просто опытными людьми.

В процессе беседы важно демонстрировать искренний интерес к другой стороне, поскольку это лучший способ вызвать интерес к себе. Если человек, разговаривая с партнером, демонстрирует безразличный взгляд и безучастное лицо, дожидаясь момента перевода беседы на волнующие его темы, вряд ли он может рассчитывать на большее, чем подобная же бесстрастная и холодная реакция. Напротив, если оказывается, что собеседник увлекается тем же, чем и мы, знает о нашем хобби и разбирается в этом предмете, одинаково с нами смотрит на какие-либо общественные или научные проблемы, это вызывает к нему симпатию и желание сотрудничать.

Необходимо научиться внимательно слушать партнера. Время от времени нужно вслух повторять его точку зрения, чтобы он мог ее подтвердить или поправить. Таким образом слушающий может быть уверен, что правильно понял точку зрения собеседника, а говорящий видит, что к нему относятся внимательно и серьезно.

<< | >>
Источник: Анисимова Т.В., Гимпельсон Е.Г.. Речевая компетенция менеджера. 2004

Еще по теме § 83. Подготовка к переговорам.:

  1. 17. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
  2. 3.6. Подготовка и проведение занятий по предметам боевой подготовки
  3. 7.2. Правила проведения переговоров
  4. 4.4. Коллективные переговоры
  5. 4. Коллективные переговоры
  6. Ведение коммерческих переговоров
  7. Переговоры
  8. 8.1. Сущность и классификация переговоров
  9. 18.1. Право на коллективные переговоры
  10. § 4. Коллективные переговоры
  11. 8.2. Модели переговоров
  12. Переговоры о капитуляции?