§ 27. Отчет и рефлексия.
Практически каждый рабочий день менеджера начинается с отчета, так как ему необходимо на «планерке» отчитаться в проделанной работе за предыдущий день. Конечно, такое выступление должно быть максимально кратким и содержательным. Как показывает практика, типичная ошибка состоит в том, что выступающие прочитывают десятки цифровых данных, в чем нет никакой необходимости, так как, во-первых, цифры в большом количестве не запоминаются, во-вторых, они перед глазами каждого участника «планерки» в сводках работы подразделений за каждый день. Именно поэтому гораздо лучше, если содержание речи будет несколько иным.
Речь начинается с типичной для этого жанра начальной фразы о том, какое подразделение за какой участок работы отчитывается. В основной части следует сформулировать суть сделанного с объяснением причин сложившейся ситуации и описанием предпринятых действий по решению проблемы. Это позволяет включить в отчет небольшое количество оценочных аргументов, что может побудить слушателей признать работу положительной. Например: Уменьшение реализации по транзиту в натуральном выражении произошло по независящим от нас причинам и связано с целенаправленной политикой Компании – с августа 2002 года сокращено и продолжает сокращаться выделение объемов светлых нефтепродуктов и моторных масел на транзит. Увеличение реализации в стоимостном выражении связано с конъюнктурным ростом среневзвешенной цены реализации.
Располагать материал в речи лучше всего в соответствии со сводкой, которая лежит перед каждым участником «планерки», переходя, например, от одного вида продукции к другому.
Возможен другой путь, если требуется особенно экономить время: выделить в работе подразделения только проблемные участки и вести разговор только о них (в той же последовательности: в чем состоит проблема, причины возникновения проблемы, предполагаемые мероприятия и результаты), а обо всем прочем ограничиться фразой Остальное (или по таким-то пунктам протокола) в соответствии с планом, поместив ее или в начале основной части, или в конце ее. Завершается речь обычно фразой о возникших у присутствующих по отчету вопросах.Речь-рефлексия – речь, которая имеет целью критическое осмысление сделанного. Например, проведена большая работа, однако желаемые результаты не были достигнуты, в связи с чем требуется выяснить, верны ли были планы, правильно ли были выбраны методы, все ли прилагали должные усилия, что было ошибочным, что было удачным, чему научились, в чем продвинулись и т. д. Эта речь помогает отдельным работникам и целым организациям выйти в своей работе на новый качественный уровень и вследствие этого имеет важное значение. Однако, как показывает практика, к ней редко прибегают. В лучшем случае сам руководитель, поразмышляв над проблемами в работе, раздает очередные распоряжения. Вместе с тем участие рядовых работников в общем размышлении по поводу деятельности организации позволяет им увидеть весь процесс в целом, осмыслить свое место в нем, соразмерить свои усилия с усилиями других сотрудников, т. е. почувствовать себя не винтиком в руках начальника, а частью коллектива, занятого общим делом. И это создает благоприятную атмосферу для работы и роста людей, способствует мотивации их деятельности.
Речь-рефлексия чаще произносится на собрании руководителем коллектива, но может быть произнесена любым из его участников. Начинается речь с описания ситуации, вызвавшей необходимость обсудить достигнутое, и объяснения, почему это необходимо. Далее следует подробный анализ дел, достижений и неудач, их причин, приобретенного опыта, прорисовывание перспектив и возможных изменений в работе.
Завершается речь призывом не допускать прошлых ошибок, совершенствовать работу и стремиться к новым успехам.Вот, например, как выглядела речь-рефлексия на итоговом заседании кафедры:
Коллеги, закончился довольно трудный для нас учебный год: мы переезжали в новое здание и не сразу на постоянное место, поэтому долго пришлось жить «на коробках», в которых хранились необходимые для текущей работы документы; постоянные накладки в расписании – аудиторий катастрофически не хватало, пары или аудитории часто совпадали, поздно приходили сообщения об изменениях (когда человека уже невозможно найти); лихорадка с переработкой и переизданием учебных программ по всем дисциплинам на текущий и новый учебный год, когда новые указания поступали постоянно; подготовка к приезду комиссии по аккредитации со всей дополнительной нагрузкой – переоформлением всей кафедральной документации, проведением сверхплановых открытых занятий и внеаудиторных мероприятий. Мы накопили достаточный опыт работы в экстремальных обстоятельствах. Это необходимо обсудить, чтобы, взяв на вооружение достижения, не допускать промахов в работе и двигаться дальше в своем развитии.
Хочу как главное достижение отметить, что экстремальные обстоятельства заставили нас сплотиться и позволили каждому проявить чувство ответственности, способность с пониманием отнестись к сложившимся обстоятельствам, уважение к коллегам. Никто не высказывал недовольства, все спокойно реагировали и на беспорядок в помещении кафедры, и неразбериху с расписанием, и постоянно изменяющиеся требования к учебным программам. Поэтому коробки и документы были постепенно распакованы и разобраны. Эта огромная работа в основном легла на плечи заведующей кабинетом Екатерины Поповой, но и преподаватели ей неплохо помогали, занимаясь формированием необходимой документации по своим дисциплинам без дополнительных напоминаний.
Работа преподавателей заслуживает самой положительной оценки, потому что, во-первых, у нас, несмотря на лихорадку с расписанием, не было ни одного срыва занятий и кафедра не потеряла ни одного запланированного часа (о чем уже говорилось в отчете), потому что все мгновенно откликались на просьбу о заменах и никто не потребовал за это ни дополнительной платы, ни отгулов.
Во-вторых, работа по составлению новых учебных программ, методических пособий и рекомендаций была проведена в очень сжатые сроки и с высоким качеством. Ни одна наша программа не была возвращена на доработку. По новым методическим пособиям занятия велись уже в этом году. Комиссия, которая работала в нашем вузе, положительно оценила методическую литературу на кафедре.В течение учебного года по нашей кафедре были даны пять открытых лекций при двух по плану (при штате в 6 человек) и 10 открытых практических занятий при шести по плану. Это требовало очень больших творческих и моральных усилий. Они не пропали даром – наши преподаватели были отмечены на ученом совете университета.
Особо следует сказать о Маргарите Ивановне Кочевой, она занималась подготовкой и проведением всех больших внеаудиторых факультетских мероприятий. Организовать наших студентов непросто даже на проведение праздника. Ей приходилось писать сценарии, искать исполнителей, сутками репетировать с ними. И наш факультет выглядел совсем неплохо.
Словом, в этом году мы почувствовали себя слаженным коллективом и вышли на новый качественный уровень по-настоящему делового – регламентированного, надежного, гарантированного общения, результатом которого стала продуктивная работа кафедры.
Однако следует отметить, что это было результатом, скорее, исключительных обстоятельств, когда сама жизнь заставила крепко взяться за руки, а не целенаправленных усилий каждого из нас. Сформировавшимся коллективом мы можем стать, если все лучшее, что проявилось в нас, будет закреплено в наших отношениях как постоянное качество, когда выработаются четкие формы взаимодействия, способные действовать в любых, даже обычных обстоятельствах. Поэтому нам необходимо разработать «национальную идею» или «моральный кодекс» кафедры, может быть, в форме документа, где будет отражено, и кто мы, и куда идем, и основные идеи и принципы движения, и формы взаимодействия, и все прочее, что мы сочтем необходимым, для того, чтобы наша работа давала нам полное удовлетворение.
Поэтому в новом учебном году жду от вас предложений на этот счет. Совершенно уверен, что после хорошего летнего отдыха, мы окажемся способными приступить к работе на новом качественном уровне, который сложился спонтанно на практике и будет подкреплен теорией – выработкой принципов и законов деятельности нашей кафедры.
Еще по теме § 27. Отчет и рефлексия.:
- Врожденные рефлексы новорожденного
- § 6. Деформация рефлексов собственности
- § 3. Деформация «речевых» рефлексов
- § 5. Деформация трудовых рефлексов
- § 7. Деформация половых рефлексов
- § 3. Ущемление рефлексов питания и революция
- § 2. Почему ущемление рефлексов ведет к революциям
- И. П. Павлов УСЛОВНЫЙ РЕФЛЕКС
- Отчет внешнего управляющего.
- Лекция 8 Утрата способности к рефлексии
- Прогрессивный опыт составления аудиторских отчетов
- 47.3. Консолидация отчета о прибылях и убытках
- ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ВЫВОДЫ: ФРЕЙМ-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РЕФЛЕКСИЯ
- Экономические отчеты
- Отчеты и внутренние процедуры компании
- Глава 16 ОТЧЕТЫ ПЕРЕД ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ. ОГРАНИЧЕННОСТЬ МЫШЛЕНИЯ
- Виды информации для отчета
- §3. Рефлексия традиционных обрядов жизненного цикла в молодежной среде
- Ревизия финансовых отчетов «Клубной карты»
- 18. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ФИРМЫ, ПРОЕКТА, ОТЧЕТА