§ 15. Жанр устное распоряжение

Распоряжение может произноситься перед всем коллективом или перед несколькими ведущими специалистами отдела (которые в свою очередь должны будут произнести свое распоряжение перед своими подчиненными) на планерке в отделе, на пятиминутке перед началом работы, на мини-совещании, словом, как это сложилось на данном предприятии.

Во вступлении, как обычно, следует объяснить слушателям, почему к ним обращаются и о чем будет идти речь (В связи с полученным от руководства распоряжением по нашему отделу хочу познакомить вас с необходимой по этому поводу информацией. Общие задачи таковы …. Теперь поговорим о задачах, стоящих пред каждым из нас.).

В основной части очень важно поделить информацию на микротемы в соответствии с разделением труда: можно по основным направлениям деятельности (Нам необходимо выполнить в такой-то срок такие-то работы по данному направлению, которые поручаются таким-то, считаю оптимальными методами выполнения такие-то), а можно по специалистам, ответственным за выполнение того или иного вида деятельности (Аналитикам поручается … , программистам …, ответственным по регионам …). Возможны и другие способы разделения информации в тексте, и это будет зависеть от умения менеджера правильно распределять виды деятельности между подчиненными.

Рамки передачи информации: аргументация должна подчиняться требованию необходимости и достаточности. Чтобы выступления руководителя сохраняли мотивационный заряд, они не должны быть чрезмерно детализированными и исчерпывающими. «Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказать все» (Вольтер). С другой стороны, указания должны быть максимально четкие и точные. Если человеку поручается подготовить материал для отчета, нельзя потом потребовать предъявить готовый отчет. Каждому исполнителю должны быть понятны критерии, по которым потом будет оцениваться его работа.

Очень важно в распоряжении не допустить упреков и осуждения за какие-то предыдущие недостатки (Смотрите не сделайте как в прошлый раз), во-первых, потому, что жанр этого не предполагает и оценка прошлой работы должна была быть дана по ее завершении, а не сейчас, когда ставятся задачи на будущее; во-вторых, потому, что это обязательно вызовет недовольство слушателей и может помешать сформировать у них желание трудиться. Завершается речь обычно вопросом Всем все понятно? и в соответствии с утвердительным ответом призывом, реализующим сверхзадачу: Ну тогда за работу. Обсудим результаты через неделю.